Möglichkeiten zur Zeiterfassung – Für Unternehmer erklärt

Es gibt viele Möglichkeiten die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen. Und spätestens seit der neuen Rechtssprechung durch den Europäischen Gerichtshof im Mai 2019 sind Unternehmen dazu verpflichtet die geleistete Arbeitszeiten genau zu dokumentieren. Der deutsche Gesetzgeber hat dazu noch keine verbindlichen Beschlüsse gefasst, ist aber zu einer Anpassung der Gesetzgebung verpflichtet und wird dieses in Zukunft auch tun.

Verbunden mit vielen neuen Herausforderungen in der Corona-Krise, also Dingen wie Home-Office, Kurzarbeit oder auch massenweise Überstunden, kommt da einiges auf Unternehmer zu, die bislang eher auf “Vertrauensarbeitszeit” gesetzt haben.
Daher haben wir hier einige Tools zusammengefasst, die du in deinem Unternehmen für die Zeiterfassung nutzen kannst. Viele Tools können sogar noch viel mehr als das…

Microsoft Excel – Tabellen

Das bekannteste Kalkulationsprogramm der Welt kann auch für einfache Tabellen zur Zeiterfassung genutzt werden. Dabei sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt. Mit vielfältigen Formeln kannst du Wochen und Monatsstunden einzelner Mitarbeiter berechnen. Der Nachteil? Du brauchst einen sicheren Umgang und einiges an Erfahrung mit Excel. Außerdem sind die Tabellen stark manipulierbar. Um daher der gesetzlichen Anforderung, von zwei Jahren Aufbewahrung der Zeitdokumentation, gerecht zu werden, musst du am Ende des Monats die Tabelle ausdrucken oder als PDF speichern.

Besonderheit Google Tabellen

Wenn du statt Microsoft Excel auf die Google Variante zurückgreifst, kannst du sogar jedem Team-Mitglied einen eigenen Zugang ermöglichen. Hier können alle gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und es wird kontinuierlich abgespeichert. Weiterer Vorteil: Es ist webbasiert und damit von überall zugänglich. So können Mitarbeiter auch im Home-Office oder auf der Baustelle genau eintragen, was sie abgeschlossen haben oder mit welchen Aufgaben sie aktuell unterwegs sind. Der Nachteil: Die Tabelle ist für alle Mitarbeiter einsehbar.

Google Tabellen sind grundsätzlich kostenlos. Um mit deinem Team gemeinsam daran zu arbeiten, benötigst du einen kostenpflichtigen Google Drive-Account.

Mite

Mite ist ein webbasiertes Zeitmanagement-Tool für Selbstständige und kleine Unternehmen. Die Zeiterfassung erfolgt über eine Stoppuhr oder den direkten Eintrag der geleisteten Zeit. In einer eigenen App kann die Dokumentation auch sehr einfach von den Mitarbeitern mobil durchgeführt werden. Die Konten sind dabei sauber getrennt und der Arbeitgeber behält trotzdem den Überblick über alle Mitarbeiter. So bleibt auch der Datenschutz und die Privatsphäre gewahrt.
Um jederzeit das vollständige Bild zu sehen, hat der Arbeitgeber verschiedene Filter zur Verfügung. So kann er Reports von einzelnen Wochen, Projekten, Mitarbeitern und vielem mehr erstellen.

Das Tool nutzt drei Kategorien um Aufgaben zu beschreiben: Kunden, Projekte und Leistungen.
Jede eingetragene Zeit kann einer Kategorie zugeordnet werden. Das bedeutet, mehrere Mitarbeiter können an einem Projekt arbeiten. Du als Arbeitgeber siehst, wie viele Stunden das Projekt veranschlagt hat, aber auch wie lange jeder einzelne Mitarbeiter daran gearbeitet hat.
Die Stoppuhr läuft vollkommen webbasiert. Sie läuft also auch weiter, wenn die App geschlossen oder der PC heruntergefahren wird.
Über den Kalender kann der Arbeitgeber auch Projekte für die Mitarbeiter einplanen. Diese können sie dann in der gegebenen Zeit bearbeiten.

Das Preissystem ist so simpel wie effektiv: 5€ pro Nutzer.
Es gibt die Möglichkeit einige kostenlose Probewochen abzuschließen. Diese solltest unbedingt nutzen und schauen, ob das Tool deinen Ansprüchen gerecht wird.

Timetac

Timetac arbeitet ebenfalls webbasiert, hat als Grundlage aber keine Projekte, sondern ähnelt eher bereits bekannten Zeiterfassungsprogrammen. Die Mitarbeiter können aufgrund ihren Soll- Stunden für den Monat eingeplant werden. Das macht eine langfristige Monats- und Urlaubsplanung möglich. Pausenzeiten und Überstunden können ebenfalls getrackt werden. Die Zeit kann dabei auch direkten Projekten zugeordnet werden. Die Filtersysteme lassen dabei für den Arbeitgeber reichlich Spielraum für detailliertere Auswertungen.

Als besonders ist hier aufzuzählen, dass Timetac verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung bietet. Für stationäre Mitarbeiter z.B. im Handwerk oder Industrie in der “Halle” gibt es Terminals, um sich per Fingerabdruck, RFID/NFC-Chip oder Smartphone zu registrieren. Für Außendienstmitarbeiter besteht die Möglichkeit per App die Zeit zu erfassen und auch im Büro können Mitarbeiter am stationären PC Timetac im Browser nutzen.
Durch die direkte Tagesplanung kann das System sofort erkennen, wenn gesetzliche Vorgaben, z.B. Ruhepausen nicht eingehalten werden. So können auch Krankheitstage direkt eingetragen werden.
Als besonderen Pluspunkt bietet Timetac dir die vollständige Lohnberechnung an. Durch die Berücksichtigung der Soll-, Ist-, und Haben-Stunden kann die Software dir für jeden Mitarbeiter auf Grundlage seines Stundenlohnes und eventueller Zuschläge für Sonn- und Feiertage, den genauen Lohn errechnen. Für viele Unternehmer, die die Lohnbuchhaltung bislang vollständig an den Steuerberater abgeben, ist das sicher ein sehr interessantes Werkzeug um auch in diese Richtung selbstständiger zu werden.

Um allen Unternehmensformen, vom Selbstständigen bis zum KMU, gerecht zu werden, gibt es die Möglichkeit zwischen verschiedenen Modulen und Nutzerzahlen auszuwählen und ein ganz eigenes Packet zu schnüren.
Auch diese Software kannst du gratis testen. Um einen vollständigen Überblick zu den Funktionen zu erhalten, empfiehlt sich ein direktes Gespräch mit dem Kundenservice.

MobilZeit

Eine mobile Zeiterfassung der anderen Art, bietet die MobilZeit GmbH. Das Unternehmen hat sich auf das Tracking und Erfassen von Fahrzeugen spezialisiert. Mit intelligenter GPS- Ortung und den entsprechenden Systemen kann nicht nur geschaut werden, wo sich die Fahrzeuge bewegen, sondern auch Geschwindigkeit, Anzahl der Stopps und weitere Fahrdaten gesammelt werden.
Die Mitarbeiter können mit den bereitgestellten Tools auch ihre genaue Arbeitszeit nach Ankunft auf der Baustelle oder dem Kunden stoppen und bei Wunsch auch detailiterte Aufzeichnungen machen. Alle Daten werden direkt verschlüsselt auf einen Server im Unternehmen übertragen. So geht sicher nichts verloren.

Die Möglichkeiten richten sich aber nicht nur Fahrzeugen. So können auch Mitarbeiter die auf dem Feld oder in anderen Land- und Forstwirtschaftlichen Bereichen arbeiten, mit einem GPS-Transponder ausgerüstet werden.
So kann der Arbeitgeber jederzeit über die derzeitige Tätigkeit und den genauen Standort informiert werden.

Die Preise richten sich vollständig nach den ausgewählten Modulen und wird individuell vereinbart. Der einfachste Weg ist, sich direkt ein individuelles Angebot einzuholen.

Eine Empfehlung

Diese Empfehlungen bilden natürlich nur eine kleine Auswahl an unterschiedlichsten mobilen Lösungen zur Zeiterfassung ab. In den letzten Jahren ist auf diesem Markt sehr viel Bewegung zu verzeichnen. Testen sollte man die Systeme in jedem Fall. Langfristig zusammenarbeiten, sollte man erst mit einem Partner, wenn wirklich alle Anforderungen erfüllt sind.

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